Las auditorías de máquinas o mercados se realizan para rastrear las diferencias de inventario, especialmente en situaciones donde el inventario parece no coincidir o desaparecer constantemente. Los ajustes constantes de inventario por parte de los conductores o las llamadas de preparación incorrectas pueden indicar la necesidad de auditar una máquina para regular las discrepancias, o en el caso de los mercados, se recomienda realizar auditorías regularmente para identificar o rastrear robos.
La frecuencia de las auditorías depende de la preferencia personal y la frecuencia con la que se brinda
servicio a la máquina/mercado.
Para poder realizar una auditoría de inventario, primero se debe habilitar yendo a Configuración de la
empresa > Planificación de rutas, haciendo clic en Editar y luego activando la opción para Programación de Auditorías.
NOTA: Las auditorías de inventario no se pueden realizar en activos sin conexión.
En segundo lugar, las auditorías deben habilitarse por ruta yendo a Configuración > Enrutamiento >
Rutas y haciendo clic a la derecha de la ruta que contiene las máquinas que se auditarán. En la pestaña Avanzado, en la segunda columna, verás una casilla de verificación que te permite Programar Auditorías. Si se activa, aparecerá una segunda opción llamada Habilitar Auditorías Dinámicas.
Las auditorías dinámicas se programan automáticamente para una máquina después de un número designado de días o servicios desde la última auditoría.
Después de habilitar las auditorías, aparecerá una columna adicional al planificar la ruta, etiquetada
como Auditoría. Tanto la casilla de verificación de Auditoría como la de Planificada deben ser marcadas
para que la máquina se agregue al servicio con una auditoría programada.
Si se habilitan las auditorías dinámicas y una máquina o mercado cumple con los criterios para una
auditoría requerida, la casilla de verificación de auditoría ya estará marcada y bloqueada, pero también
se debe marcar la casilla de verificación Planificada para agregar la máquina o mercado a la ruta de
servicio.
Una vez que se haya agregado la máquina y la auditoría a la ruta, aparecerá en la pantalla de Progreso de
la Ruta un pequeño botón de Auditoría, que estará en color naranja si la auditoría está pendiente de
completar, o en verde si ya se ha completado.
Desde la aplicación Stock, se puede acceder normalmente a la máquina programada para una auditoría desde la ruta, pero las opciones de servicio disponibles serán limitadas.
Una vez que la máquina se haya marcado como servida mediante un llenado DEX o un nivel manual, aparecerá el botón de Inventario con una notificación de alerta.
Al hacer clic en el botón de Inventario, se solicitará al conductor que ingrese las cantidades finales de los productos para cada selección en la máquina. Se deben asignar cantidades para todas las selecciones.
Cualquier inventario que se deje en 0 al guardar la auditoría se marcará como 0 unidades.
Informe de Variación de Auditoría
En la sección de Analíticas > Operaciones de Vending > Informe de Variación de Auditoría, se puede ver un informe comparativo entre dos auditorías anteriores.
Para comenzar, se puede seleccionar la máquina que se desea ver en el menú desplegable. Solo estarán disponibles las máquinas que tengan al menos una auditoría. Luego se puede seleccionar la auditoría final y la auditoría inicial para comparar. Este proceso requiere al menos dos auditorías completadas.
Una vez que se ha seleccionado una máquina y dos de sus auditorías para comparar, se puede generar el
informe.
Hay totales en la parte superior para todas las selecciones en la máquina. De izquierda a derecha, son:
-
Auditoría (1st fecha): Este es el número total de unidades de productos informados para esta
auditoría. - Añadido: Este es el número de unidades agregadas a la máquina/mercado a través de la preparación previa.
- Removido: Este es el número de unidades eliminadas al indicarlas como merma.
- Vendido: Este es el número de unidades vendidas entre las dos auditorías.
- Esperado: Este es el número de unidades que se esperaría encontrar en la máquina o mercado.
- Auditoría (2nd fecha): Este es el número de unidades informadas que se encuentran en la máquina/mercado para la segunda auditoría.
- Variación: Esta es la discrepancia entre las unidades esperadas y las unidades informadas.
- Costo de Variación: Este es el número de unidades indicadas en la columna de Variación multiplicado por sus respectivos valores.
Debajo de los totales, se desglosarán individualmente las variaciones de auditoría de cada producto.
Además, si las auditorías son de un micro mercado, se desglosarán aún más por activo. Las explicaciones
de las columnas son las mismas que las mencionadas anteriormente para los totales.
NOTA: Si decides utilizar las auditorías, es importante comprometerse a realizar ajustes de inventario solo mediante la auditoría y no mediante ajustes regulares de inventario a través de Stock. Esto se debe a que los ajustes de inventario entre auditorías no se reflejan en el Informe de Variación de Auditoría y pueden alterar los totales de discrepancia cuando no debería haber diferencia.
De manera similar, las discrepancias en la preparación previa también pueden causar problemas en el informe de variación. Situaciones como colocar productos en una máquina/mercado sin preparación previa o realizar ajustes de inventario entre auditorías pueden hacer que el informe tenga valores positivos donde debería haber negativos, o que otros valores no coincidan como deberían.