Las auditorías de máquinas o de mercado se realizan para rastrear la variación del inventario,
especialmente en situaciones en las que el inventario parece no coincidir o desaparece
constantemente. Los ajustes de inventario constantes por parte de los conductores o las llamadas
incorrectas de prekit pueden ser indicativos de una máquina que debe auditarse para regular la
variación o, en el caso de los mercados, se recomienda realizar auditorías regularmente para
identificar o rastrear el robo.
La frecuencia de las auditorías depende de la preferencia personal y de la frecuencia con la que se
realiza el surtido de la máquina/mercado.
Primero se debe habilitar la capacidad de realizar una auditoría de inventario yendo a Company
Settings > Route Planning haciendo click en Edit y luego haciendo clic en Audit Scheduling.NOTA: Las auditorías de inventario no se pueden realizar en máquinas offline.
En segundo lugar, las auditorías deben habilitarse por ruta yendo primero a Settings >
Routing > Routes haciendo click en el en el extremo derecho de la ruta que contiene las
máquinas que se auditarán.
En la pestaña “Advanced” en la segunda columna, verá una casilla de verificación que le permite
Schedule Audits. Si se hace clic, aparecerá una segunda opción Enable Dynamic Audits.
Las auditorías dinámicas son para programar automáticamente auditorías para una máquina
después de un número designado de días o servicios desde la última auditoría.
Después de habilitar las auditorías, se completará una columna adicional al planificar la ruta,
denominada Audit. Se debe hacer clic tanto en la casilla de Audit así como en la casilla Planned
para que la máquina se agregue para recibir servicio con una auditoría programada.
Si las auditorías dinámicas están habilitadas y una máquina o mercado cumple con los criterios para
una auditoría requerida, entonces la casilla Audit ya estará desactivada y bloqueada, pero también
se debe hacer clic en la casilla Planned para agregar la máquina o el mercado a la ruta a ser
atendido.
Una vez que la máquina y la auditoría se hayan agregado a la ruta, aparecerá en la pantalla un botón
pequeño con la leyenda Audit, que será naranja si la auditoría está pendiente de completarse, o
verde si se ha completado.
Desde la aplicación Stock, se podrá acceder a la máquina programada para una auditoría
normalmente desde la ruta, pero tendrá opciones de servicio limitadas disponibles. Una vez que la
máquina se haya marcado como surtida a través de Fill Dex o Manual Parlevel, aparecerá el botón
Inventory con la notificación de alerta.
Al hacer clic en el botón Inventory se le indicará al conductor que ingrese las cantidades finales
del producto para cada selección en la máquina. Se deben asignar cantidades para todas las
selecciones. Cualquier inventario que quede en 0 al guardar la auditoría se marcará con 0 unidades.
Informe de Variación en la Auditoría
En Analytics > Vending Operations > Audit Variance Report puede ver un informe de comparación
entre dos auditorías anteriores.
Para comenzar, puede seleccionar la máquina que desea ver en el
menú desplegable. Solo las máquinas con al menos una auditoría estarán disponibles para
seleccionar. Luego puede seleccionar la auditoría final y la auditoría inicial para comparar. Este
proceso necesitará al menos dos auditorías para haber sido completado.
Una vez que haya seleccionado una máquina y dos de sus auditorías para comparar, puede ejecutar
el informe.
Hay totales en la parte superior para todas las selecciones en la máquina. De izquierda a derecha,
son:
-
Audit (1st date) (Auditoría (primera fecha): Este es el número total de unidades de producto
reportadas para esta auditoría. -
Added (Añadido): Es el número de unidades añadidas a la máquina/mercado a través del
prekitting. - Removed (Removido): Este es el número de unidades removidas al indicarlas como mermas.
- Sold (Vendido): Este es el número de unidades vendidas entre las dos auditorías.
-
Expected (Esperado): Este es el número de unidades que se esperaría que estuvieran en la
máquina/mercado. -
Audit (2nd date) (Auditoría (2da fecha): Este es el número de unidades reportadas en la
máquina/mercado para la segunda auditoría. -
Variance (Varianza): Esta es la discrepancia entre las unidades esperadas y las unidades
reportadas. -
Variance Cost (Costo de Variación): Es el número de unidades indicadas en la columna varianza
multiplicado por sus respectivos valores.
Debajo de los totales, cada producto tendrá sus variaciones de auditoría desglosadas
individualmente. Se desglosará aún más por activo si las auditorías son de un micromarket. Las
columnas de explicacion son las mismas que las anteriores para los totales.
NOTA: Si decide utilizar auditorías, es importante que se comprometa a realizar solo ajustes de
inventario utilizando la auditoría en lugar de realizar ajustes de inventario regulares a través de
Stock. Esto se debe a que los ajustes de inventario entre auditorías no se reflejan en el informe
Variación de auditoría y pueden descartar totales de variación donde de otro modo no habría una
diferencia.
Del mismo modo, las discrepancias en el prekitting también pueden causar problemas en el informe
de variación. Situaciones como colocar productos en una máquina/mercado sin prekitting o realizar
ajustes de inventario entre auditorías pueden hacer que el informe tenga valores positivos donde
debería haber valores negativos, o que otros valores no sumen como deberían.