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Office Coffee Service administrado a través de Parlevel VMS permite un seguimiento más fácil de los pedidos, facturas e inventario de sus clientes. A continuación, se muestra una guía rápida de los temas cubiertos en este artículo. Para obtener más detalles sobre cada tema, desplácese hacia abajo hasta la sección correspondiente.

Guía rápida de este artículo

• Cree cuentas de usuario para los empleados si no existen en el VMS.
• Cree cuentas y rutas para OCS si no existen en el VMS.
• Cree ubicaciones de OCS y complete la información necesaria.
• Active los productos OCS en su catálogo VMS.
• Cree niveles de precios que enumeren los precios de los productos por separado si es necesario.
• Enumere los equipos o suministros de OCS que necesita para realizar un seguimiento.
• Cree estaciones OCS.
• Asegúrese de que sus impuestos estén configurados para cubrir las operaciones de OCS.
• Cree pedidos de clientes de OCS si es necesario.
• Planifique rutas para dar servicio a sus estaciones OCS.

Fundamentos para OCS

Primero, deberá determinar quién será responsable de las operaciones diarias de OCS. Si aún no lo han hecho, deberá navegar a Configuración > Usuarios y crear cuentas de usuario para estos empleados. Hay una sección en nuestra Guía de inicio rápido con instrucciones sobre cómo crear cuentas de usuario.

A continuación, agregará Rutas y Cuentas para sus clientes de OCS. Puede encontrarlas en Configuración > Enrutamiento > Rutas y Configuración > Cliente > Cuentas.

  

Estos se configurarán como se describe en la guía de inicio rápido vinculada anteriormente.

 A continuación, se crearán las ubicaciones de OCS. Vaya a Configuración > Clientes > Ubicaciones. Deberá especificar la ruta de venta y la cuenta para la ubicación de OCS. Esto se puede hacer en la pestaña General y debe contener las nuevas rutas y cuentas que creó para OCS. Luego, vaya a la pestaña OCS y marque la casilla Ubicación de OCS, que se ve aquí a la derecha.

Si se desplaza hacia abajo hasta la parte inferior de la pestaña OCS, habrá una opción para marcar una ubicación OCS como una Ubicación administrada, lo que marca la diferencia entre una ubicación OCS que recibe servicio en un horario regular (marcado) y una que recibe servicio solo cuando el cliente realiza un pedido (sin marcar). Esto se vuelve importante al crear pedidos predeterminados, que se tratarán más adelante en este artículo.

Deberá configurar la Ruta del café para la ubicación de OCS (esta puede ser la misma que la Ruta de venta si está ejecutando OCS y venta en la misma ruta), configurar el cronograma de servicio, tarifas de entrega y otra información relevante en los campos trazados. La mayoría de los campos tendrán un  lado para ayudarlo a ingresar los datos.

Haga clic en Guardar cambios.

Productos y niveles de precios

A continuación, se asegurará de que todos los productos que ofrece a sus clientes estén activos en su catálogo de productos. Vaya a Configuración > Almacén > Productos para ver los productos activos en su catálogo. 

En el lado derecho está la columna Estado. Puede cambiar sus productos visibles del Activo predeterminado a Todos. Utilice los filtros para buscar los productos que necesita y actívelos haciendo clic en Inactivo rojo para cambiar a Activo verde. Todos los productos que están activos pueden asignarse a un nivel de precios y ponerse a disposición de su cliente. Nuestra base de conocimientos tiene un video útil sobre el uso del Catálogo de productos que se puede ver aquí.

Si ha buscado los productos inactivos y aún no encuentra lo que necesita, por favor prepare una lista con una imagen y otra información del producto y entréguela a su representante de Customer Success o al equipo de Hero Support, quien ingresará los productos. en su catálogo.

Confirme que toda la información es correcta para sus productos, como tamaños, sabores, etc. Después de que estos productos se hayan ingresado en los niveles de precios, será difícil ajustar si se utilizó la versión incorrecta.

Ahora vaya a Configuración > OCS > Niveles de precios. Un nivel de precio es un conjunto de productos a un precio determinado que se asignan a una o varias ubicaciones. Su VMS contendrá automáticamente un nivel de precio predeterminado. El tamaño de su operación y la complejidad de su sistema de precios determinarán cuántos niveles de precios creará.

En la pestaña Configuración de nivel, puede actualizar de forma masiva el precio de un producto en todos los niveles de precios. Por ahora nos centraremos en la pestaña Lista de niveles.

Puede crear un nuevo nivel de precio haciendo clic en Nuevo nivel de precio.  Puede copiar fácilmente un Nivel de precio si tendrá productos similares haciendo clic  en a la derecha.

Haga clic en el nombre del nivel de precio o para editar el nivel.

A la izquierda verá todos sus productos y, a la derecha, los productos asignados actualmente al Nivel de precio, si corresponde. Puede filtrar los productos no asignados utilizando la barra de búsqueda en la parte superior o por familia de productos, que se enumerará en el menú desplegable, como se muestra a continuación.

Para agregar productos al Nivel de precio, haga clic en el + azul para cada producto, o arrastre y suelte el producto al lado derecho. Puede asignar un precio a cada producto, eliminar el producto del nivel haciendo clic en , o actualizar todos los precios de nivel a granel haciendo clic en el enlace Precio de nivel . El uso del menú desplegable Opciones le permitirá cambiar el nombre del nivel de precio o ver / descargar el nivel de precio en formato PDF.

Guarde sus cambios.

Asignará niveles de precio para cada ubicación de OCS desde la página Editar ubicación debajo de la pestaña OCS y el menú desplegable Nivel de precio.

Suministros / Equipos y Estaciones OCS

Si usted alquila o proporcionar equipos tales como cafeteras a sus lugares, es posible que desee realizar un seguimiento de ellos en Ajustes > OCS > Equipo. Puede hacer clic en Nuevo equipo en la parte superior derecha y completar la siguiente información. La marca, el modelo, el número de serie y las fotos son campos útiles para especificar aquí. Si tiene otros artículos que proporciona que no tienen números de serie o son menos valiosos, también puede rastrearlos en Configuración > OCS > Suministros; por ejemplo, cosas como bastidores o caddies.

Finalmente, creará sus estaciones OCS en Configuración > OCS > Estaciones. Haga clic en Nueva estación en la parte superior derecha. Complete la siguiente información simple, como el nombre y la ubicación asignada, y haga clic en Crear y continuar.

Hacer clic en a la derecha de su nueva estación le permitirá organizar sus detalles operativos. Muchos de estos detalles se controlan en la página Editar ubicación (horario de servicio, frecuencia, ruta y nivel de precios). La página Editar estación es el único lugar para asignar el equipo, los suministros y el pedido predeterminado de la estación. Si es una ubicación administrada, el pedido predeterminado tendrá un campo Parlevel para cada producto.

Los conductores pueden modificar estos pedidos desde la aplicación Stock al realizar el mantenimiento de la estación.

Haga clic en el signo + verde para mover un producto del Nivel de precio al Pedido predeterminado. Marque el número predeterminado de unidades en el pedido en el campo Parlevel y luego haga clic en Guardar cambios en la parte inferior derecha.

Impuestos

Los grupos y clases de impuestos son la base de muchas partes de una operación de venta exitosa y son lo suficientemente complicados como para tener su propio artículo, que se puede ver aquí . Si tiene algún problema al configurar sus impuestos en el VMS, no dude en comunicarse con su representante de Customer Success o con un miembro de Hero Support. Una vez que esta parte de su VMS se haya configurado correctamente, puede pasar a la siguiente sección. 

Pedidos de los clientes

Si todas sus ubicaciones de OCS se administran en un horario establecido, es posible que no necesite la función Pedidos de clientes. Si va a crear sus pedidos de cliente manualmente, deberá navegar a OCS > Pedidos de cliente.  

Para comenzar, debe hacer clic en + Nuevo pedido en la parte superior derecha, y en la siguiente página marcará la Cuenta, la Ubicación y la Estación para el pedido, como se muestra a continuación. Su pedido predeterminado aparecerá en el campo de la izquierda y puede hacer clic en el + verde para agregarlo al campo Nuevo pedido de la derecha. Si necesita agregar más artículos, puede hacer clic en Mostrar nivel de precio para mostrar los otros artículos en el Nivel de precio de esta estación y agregarlos cuando lo necesite. Debe establecer una fecha de servicio para cuando necesite que se entregue este pedido. Haga clic en Guardar pedido cuando haya terminado.

Planificación de la ruta

La planificación de una ruta para las estaciones OCS es muy similar a la planificación de una ruta de venta. Nuestro artículo Enrutamiento cubre todos los detalles para planificar y administrar sus rutas si no está familiarizado o desea un repaso.

La mayor parte de la planificación de su ruta seguirá siendo la misma desde la venta a las estaciones OCS, pero al planificar la ruta, podrá ver qué estaciones tienen una orden pendiente, marcadas con un botón rojo de Orden. Si el botón es azul, puede hacer clic en él para enrutar el orden predeterminado de la estación.

Las estaciones con un horario de servicio establecido se marcarán automáticamente para el servicio si coinciden con la fecha que está planeando. Puede desmarcarlos en Planificado si lo necesita, o agregar estaciones sin marcar también. Si una estación no tiene un pedido pendiente, el sistema utilizará el pedido predeterminado de la estación cuando esté planificado para el servicio. 

Hacer clic en el botón Ver / Modificar pedido en cualquier caso le permitirá cambiar los artículos, las cantidades y los precios del pedido.