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Para utilizar correctamente el Módulo de Impuestos, primero debe comprender un poco la terminología de impuestos, así como comprender las leyes específicas de impuestos a las ventas relevantes para las jurisdicciones geográficas (estados, ciudades, alcaldías y condados) en las que opera su negocio.

Terminología Tributaria

Clase de Impuestos: una clase o categoría de impuestos se aplica a sus productos y se utiliza para clasificarlos a efectos fiscales. Todos los artículos en su catálogo de productos deben tener una clase de impuestos asignada para que, junto con las jurisdicciones fiscales y los grupos fiscales, se pueda crear un informe de ventas de impuestos preciso. 

Ejemplo de clases de impuestos: alimentos envasados, alimentos preparados, no alimentos.

Jurisdicciones Fiscales: una jurisdicción fiscal es una ubicación geográfica para la que necesita declarar impuestos, que podría ser un estado, ciudad, condado u otra área definida. Una jurisdicción contiene todas las clases de impuestos y sus respectivos porcentajes de impuestos que debe pagar por cada una.

Ejemplos de jurisdicciones fiscales: Texas, California, San Antonio, Houston, Condado de Bexar, etc.

Grupos de Impuestos: sus clases de impuestos y jurisdicciones se agrupan en grupos de impuestos, que se asignan a las ubicaciones. Un grupo de impuestos puede tener una o varias jurisdicciones, que pueden tener una o varias clases de impuestos que detallan los porcentajes de impuestos cobrados en cada jurisdicción.

Al asignar grupos de impuestos a las ubicaciones, puede realizar un seguimiento de la cantidad de impuestos que se paga por cada producto, dependiendo de la ubicación geográfica en la que se vende.

Establecer Grupos de Impuestos y sus Productos

Primero, debe crear sus clases de impuestos.

1. Puede ir a Configuración > Clases de Impuestos, luego hacer clic en Nueva Clase de Impuestos. Ingrese el nombre deseado para su clase de impuestos (que generalmente describe el tipo de producto gravado) y haga clic en Guardar Cambios. Puede crear tantas clases de impuestos como sea necesario.

2. Una vez que se crean las Clases de impuestos, puede comenzar a agregar productos a estos grupos navegando a Configuración > Almacén > Productos, que detalla todos sus productos activos en su catálogo. Tenga en cuenta que hay una columna que enumera las Clases de impuestos a las que se asigna un producto.

Puede actualizar el impuesto para productos a granel utilizando la opción Edición masiva del menú  Opciones. Puede hacerlo seleccionando una Familia de productos para cambiar y luego haciendo clic en Edición masiva. Todos los productos que se verán afectados por el cambio se marcarán con una naranja  . Al hacer clic en Guardar en la esquina superior derecha, se activarán estos cambios.

También puede cambiar la clase de impuestos para un producto individual haciendo clic en el icono  Editar para acceder a la pantalla Editar producto. Debajo de la imagen del producto aparecerá un menú desplegable con las clases de impuestos disponibles. Después de seleccionar la clase adecuada, no olvide guardar los cambios.

Creación de Grupos Fiscales y Jurisdicciones Fiscales

1. Puede ir a Configuración > Grupos de impuestos, luego hacer clic en Nuevo grupo de impuestos. 

Antes de sumergirnos en los detalles técnicos, echemos un vistazo a un escenario de la vida real que dictará cómo queremos desglosar y abordar los Grupos de Impuestos y las Jurisdicciones.

Supongamos que tiene 3 clases de impuestos en su negocio:

• Sin comida

• Comida empaquetada

• Comida preparada

Usted opera en dos ciudades, San Antonio y Austin. También opera en dos condados: el condado de Bexar y el condado de Austin, ambos ubicados en el estado de Texas.

Usted paga un total de 9.0% en el impuesto a las ventas por productos clasificados como no alimenticios en la ciudad de San Antonio, dentro del condado de Bexar. El 9.0% se desglosa de la siguiente manera:

• Usted paga 6.0% al estado de Texas

• Usted paga 2.0% a la ciudad de San Antonio

• Usted paga 1.0% al condado de Bexar

Por otro lado, usted paga un total de 11% en impuestos para la misma clase No Alimentos en la ciudad de Austin, dentro del Condado de Austin. El 10% se desglosa de la siguiente manera:

• Usted paga 6.0% al estado de Texas

• Usted paga 3.0% a la ciudad de Austin

• Usted paga 2.0% al condado de Austin

De vuelta en la pantalla de Grupos de impuestos, comencemos creando un nuevo Grupo de impuestos y llamándolo "Grupo del condado de Bexar" para productos no alimentarios en el condado de Bexar en San Antonio.

 Podemos crear nuestra primera jurisdicción para el estado de Texas haciendo clic en + Agregar jurisdicción fiscal. Ingrese "Texas" para el nombre y haga clic en Aceptar. 

Después de que se confirma como creado, se selecciona la jurisdicción de Texas, y podemos hacer clic en + Agregar clase de impuestos para agregar una clase a esta jurisdicción. 

En la siguiente ventana emergente, puede seleccionar No alimentos en el menú desplegable respectivo e ingresar 6.0% en el campo de impuesto a las ventas para los productos no alimenticios gravados en el estado de Texas.

Siguiendo el mismo proceso, podemos crear dos nuevas jurisdicciones, una para la ciudad de San Antonio y otra para el condado de Bexar, con sus impuestos a las ventas de 2.0% y 1.0%, respectivamente. 

Asegúrese de guardar sus cambios, y luego siga los pasos descritos anteriormente para crear un nuevo Grupo Fiscal para el "Grupo del Condado de Austin" que corresponda al escenario fiscal descrito.

Mientras crea este nuevo grupo fiscal, tenga en cuenta que puede reutilizar las jurisdicciones fiscales creadas anteriormente; en este caso, la jurisdicción de Texas se puede volver a seleccionar, y la Clase de impuestos y el porcentaje de impuestos se completarán automáticamente. Vale la pena mencionar que si edita este porcentaje aquí, también afectará a cualquier otro Grupo Fiscal que utilice la Jurisdicción de Texas.

Ahora debe tener dos grupos de impuestos, Bexar y Austin County Groups. Puede editarlos en cualquier momento haciendo clic en el icono a la derecha de la lista.

Editemos el Grupo del Condado de Bexar para ingresar las otras dos Clases de Impuestos, Alimentos Preparados y Alimentos Envasados, que se desglosan de la siguiente manera:

Comida Preparada

Usted paga 5.0% en impuestos a las ventas por productos clasificados como Alimentos Preparados en la ciudad de San Antonio, dentro del Condado de Bexar. El 5.0% se desglosa de la siguiente manera:

• Usted paga 2.5% al estado de Texas

• Pagas 1.5% a la ciudad de San Antonio

• Usted paga 1.0% al condado de Bexar

Por otro lado, paga el 7% en impuestos por los alimentos preparados de la misma clase en la ciudad de Austin, dentro del condado de Austin. El 7% se desglosa de la siguiente manera:

• Usted paga 2.5% al estado de Texas

• Pagas 2.5% a la ciudad de Austin

• Usted paga 2.0% al condado de Austin
  
  

Comida Empaquetada

Usted paga 8.0% en impuestos sobre las ventas por productos clasificados como Alimentos empacados en la ciudad de San Antonio, dentro del condado de Bexar. El 8.0% se desglosa de la siguiente manera:

• Usted paga 4% al estado de Texas

• Pagas 2.5% a la ciudad de San Antonio

• Usted paga 1.5% al condado de Bexar

También paga 8.0% en impuestos por la misma clase de alimentos envasados en la ciudad de Austin, dentro del condado de Austin. El 7% se desglosa igual que el ejemplo anterior:

• Usted paga 4% al estado de Texas

• Pagas 2.5% a la ciudad de Austin

• Usted paga 1.5% al condado de Austin

No necesita agregar ninguna jurisdicción nueva; simplemente puede agregar las dos Clases de impuestos que faltan a cada jurisdicción existente.

Una vez construido, su grupo tributario completo del condado de Bexar debería tener:

• La jurisdicción de Texas, con las siguientes clases de impuestos:
  - Sin Comida 6%
  - Comida empaquetada 4%
  - Comida Preparada 2.5%
• La jurisdicción de San Antonio, con:
  - Sin Comida 2%
  - Comida empaquetada 2.5%
  - Comida Preparada 1.5%
• La jurisdicción del condado de Bexar, con:
  - Sin comida 1%
  - Comida empaquetada1.5%
  - Comida preparada 1%

Y su Grupo Fiscal del Condado de Austin debería tener:

• La jurisdicción de Texas, con las siguientes clases de impuestos:
  - Sin Comida 6%
  - Comida empaquetada 4%
  - Comida Preparada 2.5%
• La jurisdicción de Austin, con:
  - Sin Comida 3%
  - Comida empaquetada 2.5%
  - Comida Preparada 2.5%
• La jurisdicción del condado de Austin, con:
  - Sin comida 2%
  - Comida empaquetada1.5%
  - Comida preparada 2%

 Nota: Si tiene módulos adicionales en su configuración, como OCS o Micro Markets, habrá campos de impuestos designados por separado que no aparecen en estas capturas de pantalla. 

Asignación de Grupos Impositivos a Ubicaciones

Finalmente, puede asignar sus nuevos Grupos de impuestos a las ubicaciones correctas en su negocio, desde la pantalla Grupos de impuestos.

La Sección 1 enumera todas las ubicaciones asignadas a un Grupo Fiscal, mientras que la Sección 2 enumera todas las demás ubicaciones no asignadas actualmente a ningún Grupo Fiscal.

Puede asignar una ubicación a un grupo impositivo presionando el verde  a la izquierda de los nombres de ubicación, lo que moverá esa ubicación de la Sección 2 a la Sección 1. Si es necesario, también puede filtrar las ubicaciones por nombre o área geográfica.

Para editar la asignación de grupo impositivo de una ubicación, puede hacerlo yendo a la página Editar ubicación de la  configuración. El menú desplegable Grupo de impuestos le permite reasignar la ubicación, y luego hacer clic en Guardar cambios luego aplicará el cambio.